Faktury elektroniczne w dalszym ciągu potrzebują podpisu elektronicznego. Za to, dzięki precyzyjniejszym przepisom, nie są już odrzucane przez urząd skarbowy.
Innowacyjne wysyłanie faktur drogą elektroniczną przyspiesza pracę właścicielom firm. Są dużo bardziej funkcjonalne od tradycyjnych papierowych wydruków. Korzystając z tej metody przesyłania faktur, można sporo zaoszczędzić na znaczkach pocztowych, kopertach, papierze drukarskim, jak również na samym tuszu do drukarek. Jednak zgodnie z Rozporządzeniem MF i art. 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku VAT, istotnym warunkiem stosowania tejże metody, jest między innymi pisemna zgoda odbiorcy dokumentu sprzedażowego na ten rodzaj przesyłania
Co więcej,firmowe dokumenty w formie elektronicznej, trzeba przechowywać na specjalnie zabezpieczonych komputerach. Po pierwsze, muszą być one zabezpieczone przed wirusami i pozostałymi zagrożeniami mogącymi powodować trwałą utratą danych. Muszą również być chronione przed niezgodnymi z prawem zmianami i nieupoważnionym wglądem w dane osobowe. Jednakże, ma to swoją korzyść w przypadku zagospodarowanego miejsca w firmie. Zamiast stosów papierów, archiwizuje się tylko nośnik danych.
Kosztowny e-podpis
Zapewne do zalet elektronicznych dokumentów nie należy wymóg stosowania e-podpisów, gdyż należy je zainstalować na komputerze i zakupić na nie certyfikat.
Za podpis trzeba zapłacić zatem od 300 do 600 PLN. Jest to koszt zakupu oprogramowania, czytnika i kart koniecznych do tego, by podpisać się elektronicznie. Natomiast, odnowienie certyfikatu to koszt 130 PLN rocznie.